Archivage des données de recherche
Enjeux de l'archivage : quid de la conservation à long terme
En France, le Code du patrimoine (article L211-1) rappelle que l’archivage est une obligation légale pour l’ensemble des documents, y compris les données issues de la recherche publique. Les données archivées à long terme doivent être versées dans un service public d’archives sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives.
La définition juridique des archives est beaucoup plus large que l’acception commune qui consiste à considérer les « archives » comme des documents anciens. Elle recouvre tous types de documents et de données, quel que soit leur forme et leur support. Ainsi, sont des archives, dès leur création, une infinité de types de données de recherche (carnets ou photos de terrains, enregistrements d’entretiens, bases de données, algorithmes…). Leur gestion se fait donc en concertation avec l’ensemble des acteurs tout au long du cycle de vie de la donnée afin, par exemple, d’assurer leur accessibilité ou de bien conserver celles qui ne peuvent pas être ouvertes immédiatement.
Définitions et concepts
L’archivage des données de recherche peut être défini comme l’ensemble des pratiques visant à préserver des données dans le temps, en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur intelligibilité, pour des besoins de preuve, de mémoire ou d’intérêt public.
Le stockage consiste à enregistrer une information sur un support physique (clé USB, disque dur, bande magnétique, ou équivalent) ou sur un serveur pour y accéder de façon individuelle ou collective.Il vise un usage immédiat ou à court terme tandis que l’archivage garantit la pérennité et l’intelligibilité des données.
Lorsque des données sont déposées dans un entrepôt comme Recherche Data Gouv, l'objectif est de les rendre accessibles pour la communauté scientifique, en favorisant leur réutilisation ou leur valorisation. L’archivage, lui, s’inscrit dans une démarche patrimoniale et réglementaire. Des données brutes non publiées dans un entrepôt peuvent être archivées et des données publiées dans un entrepôt pouvant dans le futur être reproduites, peuvent faire le choix d'une destruction au délà d'une période définie et sous le contrôle de l'archiviste de votre établissement.
L’archivage et le dépôt dans un entrepôt de données ne s’opposent pas, mais ils répondent à des objectifs distincts et complémentaires. En les articulant judicieusement, vous garantissez la valorisation et la pérennité de vos données de recherche.