Planifier la gestion des données de recherche
La planification : qu'est-ce que c'est ?
Au début d'un projet, ou de l'activité d'une structure, la planification permet de répondre à des questions clés pour la gestion des productions scientifiques (données, codes, logiciels) au niveau opérationnel et de cadrage : Quel(s) type(s) de données, codes et logiciels allez-vous produire ? Quel volume ? Comment allez-vous les décrire ? Les traiter ? Les analyser ? Les partager ? Les conserver ? Existe-t-il un cadre législatif particulier pour le protocole de diffusion ?
Ces questions trouvent réponse au fur et à mesure dans ce qu'on appelle un Plan de gestion des données (PGD). Cet outil évolutif accompagne le pilotage à chaque étape.
Planifier à plusieurs échelles
La planification ne se fait pas uniquement au niveau d'un projet financé. Elle existe à plusieurs échelles, qui répondent à des besoins et des temporalités différents :
- Le PGD projet : rédigé au démarrage d'un projet financé (ANR, Europe...), avec une durée de vie calée sur celle du projet. Il répond aux exigences du financeur.
- Le PGD entité : rédigé au niveau d'une unité de recherche, d'une plateforme ou d'un service. Il n'est pas borné dans le temps par un financement : il décrit les pratiques, infrastructures et règles de gestion des données pérennes de la structure (types de données produites en routine, outils de stockage disponibles, règles d'accès, référents...).
- Le PGD avec recommendations : reprend une structure type (par exemple la trame ANR) avec des recommendations de l'établissement ou d'un ensemble des experts thématiques.
Ces différentes échelles sont liées : un PGD entité sert de socle à un PGD projet. Plutôt que de repartir de zéro à chaque nouveau projet, les porteurs de projet s'appuient sur les infrastructures, outils et règles déjà définis au niveau de leur unité ou plateforme. Le PGD entité facilite et accélère la rédaction du PGD projet — et inversement, les besoins remontés par les projets peuvent faire évoluer le PGD entité. Un PGD avec recommendations sert pour le remplissage d'un PGD entité ou projet.
Dans le cadre des projets financés, le PGD est une exigence et doit généralement être fourni dans les six premiers mois. Il précise :
- les actions et protocoles de gestion des données pendant et à l'issue du projet ;
- quelles données vont être collectées ou générées ;
- si elles seront diffusées en libre accès, et comment ;
- comment elles seront archivées et conservées.
Pour faciliter la démarche d’élaboration d’un PGD par les chercheuses et chercheurs, il est utile d'utiliser un modèle avec des recommendations de l'établissement mais aussi de consulter des exemples pertinents en prenant en compte la diversité des cultures et des pratiques disciplinaires. Un corpus est composé de PGD publics sélectionnés après examen par des membres d'un groupe au sein de RDA (Research Data Allience) est disponible. Cette première version comprend 65 PGD et 3 modèles de PGD. La méthodologie employée par le groupe de travail est décrite dans un rapport publié dans HAL : Analyse et identification de Plans de Gestion de Données disciplinaires pouvant être utilisés comme exemple.
Un PGD entité formalise les pratiques de gestion des données au niveau d'une unité ou d'une plateforme.Il a une structure et contenu similaire au PGD projet. Il est utile pour :
- cadrer les pratiques communes à toute l'équipe (nommage, stockage, sauvegarde, sensibilité des données) ;
- donner un point de départ aux porteurs de projet de la structure ;
- identifier les manques (outils, compétences, financements) à l'échelle de l'unité plutôt que projet par projet.
Avant de rédiger un PGD entité, un état des lieux des pratiques existantes est recommandé .
Si vous souhaitez commencer commencer à élaborer un PGD entité pour votre unité ou plateforme, l'atelier LORD peut vous accompagner dans toutes les différentes étapes (réalisation d'un état des lieux des pratiques, relecture, animation des ateliers, formations, etc.)
L'université de Lille, dans le cadre de la cellule de gouvernance des données, algorithmes et codes source de recherche a produit une recommendation à destination des directeurs des unités et des chercheurs qui ressemble des éléments explicatifs ou des étapes à prévoir selon différents rôles.
Comment s'y prendre ?
Que cela sur une plateforme de collavoration sécurisée ou sur un outil dédiée, l'objectif est d'avoir un PGD opérationnel et qui ressemble toutes les informations utiles. Choisez l'outil qui s'adapte le mieux à vos besoins.
Parmi les outils existents, l’INIST met à disposition des chercheurs la plateforme DMPOpidor. DMP Opidor est un outil pour la rédaction de vos plans de gestion des données, codes et logiciels. Vous retrouverez des modèles spécifiques à votre établissement mais aussi des recommandations. Il présente des modèles structurés avec des options machine-actionable et des questionnaires adaptés selon le produit de recherche décrit.